责任者是指制发文件的组织或个人 ， 即文件的发文机关或署名者：填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，注意不要使用本部、本局、本公司等含义不明、难以判断的简称；责任者太长的可以使用规范简称和通用简称：转发文的责任者应填写转发文件机关，上报审批表责任者填写最后审批机关： 联合发文责任者过多，只填写主办单位；若本单位与其它单位联合发文，而主办单位不是本单位 ， 则要填写主办单位和本单位名称；会议文件的责任者根据确定的件数分别填写，一般填写文件制发机关； 机关内部文件等白头文件，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证和填写 。
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